Każda osoba prowadząca własną firmę prędzej czy później spotyka się z nieuczciwymi praktykami ze strony kontrahentów. Spóźnienia w płatnościach, unikanie telefonów... Znasz to? Z naszego artykułu dowiesz się, jak skutecznie odzyskiwać należności i jakie narzędzia mogą Cię wesprzeć w tym procesie. Niebawem zarządzanie wierzytelnościami stanie proste.

Do polskich przedsiębiorców przylgnęła łatka nierzetelnych kontrahentów. Kilkudniowe spóźnienie w płatnościach nie jest niczym niezwykłym – zdziwienie budzą raczej faktury opłacane w terminie. Podpowiadamy, jak lepiej się odnaleźć w takim środowisku i egzekwować płatności od klientów, zarówno polubownie, jak i z użyciem specjalnych narzędzi temu dedykowanych.

Zarządzanie wierzytelnościami - jak odzyskiwać należności?

Odzyskiwanie należności jest kluczem do zminimalizowania ryzyka zatoru płatniczego. Jak zapewne wiesz, jednym z najważniejszych kroków przy weryfikacji klienta, jest ocena jego wiarygodności. Możesz to zrobić, przeszukując ogólnodostępne bazy danych lub korzystając z programu generującego ocenę wiarygodności kontrahenta.

System sporządza raport, bazując na dostępnych bazach, ale dociera również do trudniej dostępnych danych. Dzięki temu możliwe jest m.in. poznanie stopnia zaawansowania rozwoju weryfikowanego przedsiębiorstwa oraz jego dojrzałości organizacyjnej. Ponadto, raport udostępnia też prognozę rozwoju firmy.

Czasami może jednak zdarzyć się tak, że z jakiegoś powodu przedsiębiorca przestaje terminowo regulować należności. Jakie kroki podjąć, zanim zostaną wytoczone najcięższe działa?

Monitoring faktur

Dobrym pomysłem na prewencyjne działanie jest monitoring faktur. To swego rodzaju zabezpieczenie przed nieuczciwymi działaniami ze strony klientów. Tego typu praktyki potrafią naprawdę skutecznie zminimalizować opóźnienia w płatnościach, a co za tym idzie – ryzyko zatoru płatniczego.

Monitoring faktur nie zajmuje wiele czasu, a przynosi wymierne korzyści. Wystarczy codziennie sprawdzić w systemie faktury, których termin płatności się zbliża i przypomnieć się kontrahentowi, np. w formie mailowego remindera lub poprzez krótką rozmowę telefoniczną.

Rekomenduje się również, aby w ten sposób walczyć z odzyskiwaniem należności, które są przeterminowane maksymalnie do 90 dni. Tego typu przypomnienia nie psują relacji z kontrahentami, a mogą być bardzo skuteczne. Warto jednak pamiętać, że im bardziej przeterminowana faktura, tym mniejsza szansa na odzyskanie należności. W takiej sytuacji może się okazać, że konieczna będzie windykacja zobowiązania.

Windykacja polubowna

W sytuacji, w której klient nie reaguje na powiadomienia, konieczne może okazać się przekazanie sprawy profesjonalnej firmie windykacyjnej. Jednak przed podjęciem stanowczych działań, rekomendowana jest windykacja w trybie polubownym. Sprawy prowadzone przez windykatora zwykle traktowane są poważniej, w związku z tym odzyskiwanie należności w ten sposób może być skuteczniejsze niż bezpośrednie kontakty przedsiębiorcy z wierzycielem.

Windykator prowadzi negocjacje z wykorzystaniem specjalnych technik oraz języka perswazji, a następnie ustala harmonogram spłaty zadłużenia. Windykację polubowną uznaje się za jedno z najtańszych rozwiązań. Jednak w tym przypadku trzeba liczyć się z prowizją dla windykatora.

A co w sytuacji, kiedy ten sposób zawiedzie? Konieczna będzie wizyta w sądzie.

Windykacja sądowa

Windykacja sądowa to nic innego, jak wystąpienie z powództwem na drogę sądową przeciwko dłużnikowi. Skorzystanie z tego rozwiązania jest rekomendowane zazwyczaj dopiero wtedy, gdy windykacja polubowna nie przynosi żadnych efektów oraz istnieje obawa, że dłużnik ma podobne zobowiązania wobec wielu wierzycieli. Wówczas szybkie działanie jest konieczne – istnieje bowiem ryzyko, że inni wierzyciele założą sprawy pierwsi lub klient zbankrutuje i przedsiębiorca nigdy nie odzyska swoich pieniędzy.

Oprócz opisanych przez nas rozwiązań istnieją oczywiście jeszcze inne. Powstają też zupełnie nowe sposoby na odzyskiwanie należności. Przyjrzyjmy się usługom monitoringu online oraz windykacji online. Dowiedz się więcej na temat budowania procesu windykacji.

Czym jest monitoring online?

Wyżej opisywaliśmy monitoring faktur jako skuteczne działanie prewencyjne. Jednak nie trzeba tego robić ręcznie – istnieją specjalne programy, które umożliwiają informowanie klienta o zbliżających się terminach płatności. To właśnie usługa monitoringu online. System wysyła informację również w sytuacji, w której termin zapłaty minął i wymagane jest natychmiastowe uregulowanie należności. Dostępne narzędzia monitoringowe automatycznie segregują faktury według terminu płatności i informują o konieczności kontaktu z danym klientem. Wiele takich platform umożliwia również automatyczne wysyłanie wezwań do zapłaty.

Monitoring online to narzędzie przydatne zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które wystawiają dużą liczbę faktur dla wielu kontrahentów i ręczne sprawdzanie wszystkich terminów jest dla nich zbyt pracochłonne.

Windykacja online – sposób na dłużników?

Windykacja online polega na samodzielnym odzyskiwaniu należności przy użyciu platform windykacyjnych dostępnych w sieci. System windykacji online udostępnia wierzycielowi narzędzia potrzebne do odzyskania zaległych płatności oraz wsparcie ekspertów, ale cały proces polega na samodzielnym działaniu.

Dzięki temu narzędziu nie trzeba korzystać z usług firmy windykacyjnej, a dostęp do windykacji ma się o każdej porze dnia i nocy, bez wychodzenia z domu. Program windykacji online jest niezwykle intuicyjny i po wprowadzeniu do systemu danych dłużnika oraz długu, użytkownik jest dalej kierowany przez program.

Zarządzanie wierzytelnościami jest istotnym elementem prowadzenia działalności. Opóźnienia w płatnościach nie są w biznesie niczym niezwykłym. Warto zawsze sprawdzać, czy kontrahenci opłacają faktury w terminie. Można w tym celu skorzystać z inteligentnych narzędzi, np. monitoringu należności. Kiedy polubowne metody odzyskiwania pieniędzy zawodzą, konieczne może okazać się wprowadzenie dłużnika do systemu windykacji online i ubieganie się o odzyskanie należności w ten sposób.