Weryfikacja kontrahenta powinna być jednym z najważniejszych etapów rozpoczęcia współpracy z jakimkolwiek podmiotem gospodarczym. Niestety polscy przedsiębiorcy od lat bazują głównie na swojej intuicji lub wyszukują informacje na własną rękę. Takie rozwiązanie może być wystarczające, jeśli mamy do czynienia z rzetelnym współpracownikiem, o tyle w przypadku nierzetelnego podmiotu sytuacja wygląda znacznie gorzej. Konsekwencje nawiązania współpracy z taką firmą mogą odbijać się czkawką przez lata. Współpraca z nowym partnerem biznesowym mimo że wiąże się z wieloma korzyściami, może też być bardzo ryzykowna. W celu zabezpieczenia się przed utratą płynności finansowej oraz niekorzystnymi skutkami podjętej współpracy, należy dokonać sprawdzenia kontrahenta. Informacje, na jego temat możesz wyszukać samodzielnie, w dostępnych w internecie rejestrach. Możesz, również skorzystać z raportu inBillo, dzięki któremu otrzymasz wszystkie dane, zebrane w jednym miejscu. Takie rozwiązanie pozwoli Ci na zaoszczędzenie czasu, potrzebnego na samodzielne pozyskiwanie informacji na temat danej firmy. 

W tym artykule przedstawimy źródła, z których możesz skorzystać, w celu zweryfikowania wiarygodności Twojego kontrahenta. 

Jakie rejestry należy sprawdzić

Poprawny monitoring wiarygodności kontrahenta może być traktowany jako dobre zabezpieczenie zawieranych umów. W celu rzetelnego przeprowadzenia tej czynności należy zapoznać się z szeregiem różnego rodzaju rejestrów, które mogą dostarczyć zarówno informacji ogólnych (takich jak dane podstawowe czy dane właścicieli), jak i bardziej dogłębnych danych (np. informacji o kapitale spółki, organów reprezentujących itp.). Jedyne dane, jakie będą Ci potrzebne do rozpoczęcia procesu weryfikacji kontrahenta, to te podstawowe, takie jak NIP, czy jego imię oraz nazwisko. W zależności od formy działalności gospodarczej, potencjalnego partnera biznesowego, powinieneś skorzystać z innego rejestru.  

W sytuacji, gdy twój kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, jego dane zweryfikujesz w CEIDG (biznes.gov.pl). W tym rejestrze znajdziesz, między innymi, informacje takie, jak: dane podstawowe, adres, datę rozpoczęcia działalności oraz dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu). 

W przypadku, gdy twoim kontrahentem jest spółka prawa handlowego, to wiarygodność informacji na jej temat sprawdzisz w Krajowym Rejestrze Sądowym. Znajdziesz tu dane podstawowe takie, jak: adres, formę prowadzenia działalności, dane dotyczące reprezentacji oraz informacje o likwidacji, a nawet wysokość kapitału zakładowego.  

Wiarygodności potencjalnego partnera biznesowego, możesz dokonać również, za pomocą Rejestru Gospodarki Narodowej, który prowadzony jest przez GUS. W REGON znajdziesz podstawowe dane dotyczące weryfikowanego przedsiębiorstwa, dane kontaktowe oraz dane związane z działalnością podmiotu. 

Zwróć uwagę, jak ważna jest bieżąca aktualizacja pozyskanych danych. Kiedy chcesz mieć pewność, że informacje dotyczące Twojego kontrahenta, są prawidłowe, to zauważ, że muszą być one stale aktualizowane. Bez odpowiedniego systemu może być to utrudnione, ponieważ codzienne ręczne sprawdzenie wpisów jest sprawą czasochłonną lub niemożliwą. Mając to na względzie, raport inBillo przekazuje dane aktualizowane codziennie. Dzięki temu możesz mieć pewność, że ocena wiarygodności jest precyzyjna. 

Poza danymi o spółkach warto sprawdzić także informacje zawarte w bazach danych dotyczących gruntów i budynków. Raport wiarygodności kontrahenta inBillo weryfikuje dane adresowe udostępnione w oficjalnych rejestrach. Jego zakup pozwoli Ci na poznanie dokładnego adresu (ulicy, numeru budynku, kodu pocztowego) weryfikowanego przedsiębiorstwa, a nawet funkcji jaką spełnia budynek, w którym jest ono zarejestrowane. Poznanie konkretnego adresu, potencjalnego partnera biznesowego, pozwoli Ci na zweryfikowanie informacji zawartych w państwowych bazach geodezyjnych. Dzięki temu uzyskasz szereg informacji o gruntach i budynkach takich jak dane statystyczne, rok budowy, powierzchnia lub typ zabudowy. Umożliwi Ci to wizualizacje lokalizacji danego przedsiębiorstwa, a co za tym idzie dokładniejszą weryfikację.  

Wiarygodność kontrahenta - zatrudnienie

Kolejnym ważnym punktem monitoringu weryfikacji kontrahenta jest sprawdzenie, jak wygląda sprawa zatrudnienia w danym przedsiębiorstwie. Te dane nie są łatwe do uzyskania i analizy, ponieważ nie ma ich w ogólnodostępnych źródłach. Można bazować na liczbach zawartych w sprawozdaniach finansowych, ale mogą być one nieaktualne lub nie oddawać pełnej wiedzy na ten temat. Możliwe jest jednak szukanie dodatkowych informacji na LinkedIn. Jednak tutaj znowu pojawia się problem ręcznego pobierania danych. 

Odpowiedzią na to jest raport wiarygodności inBillo, który pozwala na automatyczne pobieranie takich danych. Informacje, które otrzymasz w raporcie, są na bieżąco aktualizowane. Dzięki temu możesz mieć pewność, co do ich poprawności.  

Czy możesz zweryfikować kontrahenta pod względem podatkowym? 

Jednym z kluczowych etapów określenia wiarygodności kontrahenta jest weryfikacja pod względem podatkowym. Ważnym źródłem, w którym możesz znaleźć informacje na temat statusu podatkowego kontrahenta, jest rejestr podatników VAT. Znajdziesz tam informacje na temat tego, czy firma jest podatnikiem VAT, czy ma aktywny NIP polski lub europejski oraz, czy rachunek bankowy widnieje na Białej Liście Podatników VAT. Te dane są niezwykle ważne przy współpracy, ponieważ pozwalają na weryfikację poprawności wystawianych i otrzymywanych faktur. Bez takiego zabezpieczenia narażasz się na konsekwencje ze strony urzędu skarbowego. 

Weryfikacja kondycji finansowej - czy to możliwe?

Weryfikacja danych w bilansie czy rachunku zysków i strat jest bardzo ważna. Jednak niejednokrotnie ważniejsze jest szybkie sprawdzenie zaciągniętych długów oraz opóźnień w płatnościach. Taka sytuacja wspomoże w ograniczeniu ryzyka wystąpienia zatoru płatniczego. Dodatkowo sprawdzenie uzyskanych dotacji i grantów państwowych może dostarczyć wiedzy, że kontrahent został w jakiś sposób zweryfikowany przez urzędy i jest wiarygodnym podmiotem. 

Skąd pobierać internetowe dane o firmie?

Współczesny świat daje nam również inne sposoby na weryfikację kontrahenta. Podstawowym źródłem informacji jest strona internetowa przedsiębiorstwa. Dzięki niej możesz otrzymać dane na temat prowadzonej działalności, sposobu rozliczeń, historii spółki lub jej aktywności w mediach społecznościowych. 

Analizując tego typu informacje, uzyskamy pełniejszy obraz firmy. Będąc na tym etapie, należy również zweryfikować opinie na stworzonych do tego celu portalach (np. GoWork.pl) oraz komentarze w social mediach. W takich miejscach znajdziesz opinie pracowników, klientów, a także partnerów biznesowych na temat weryfikowanej firmy. Pozwolą Ci one na porównanie zapewnień potencjalnego współpracownika ze spostrzeżeniami osób, które miały z nim styczność.  

Chcąc wykonać badanie wiarygodności kontrahenta warto zwrócić się o pomoc do specjalistów w branży. Zachęcamy do skorzystania z usług inBillo. Wybierając ten raport, uzyskasz dostęp do informacji z wielu źródeł, zebranych w jednym miejscu. Pozwoli Ci to na szybkie zweryfikowanie potencjalnego kontrahenta i zaoszczędzenie czasu. Wybierz rzetelne i aktualne źródło wiedzy na temat potencjalnego współpracownika, a proces podpisywania umowy będzie poparty rzeczową i skrupulatną analizą. Dzięki raportowi wiarygodności kontrahenta inBillo, zyskasz pewność, co do rzetelności potencjalnego kontrahenta oraz stwierdzisz, czy współpraca będzie dla Ciebie korzystna.