Według raportu PwC „Global Economic Crime Survey 2020” aż 46% przedsiębiorców w Polsce zostało dotkniętych przestępczością gospodarczą. Dane te podkreślają, jak ważnym elementem działalności przedsiębiorstw jest efektywny proces weryfikacji kontrahentów, który wspiera firmy w prowadzeniu biznesu w sposób bezpieczny i odpowiedzialny.
Z artykułu dowiesz się, na jakie konsekwencje narażasz swoją firmę nie dokonując sprawdzenia kontrahenta.
Metodyka wskazuje na trzy podstawowe etapy postępowania i weryfikacji kontrahentów, tj.:
po pierwsze na tzw. etap formalny, obejmujący weryfikację danych rejestrowych, statusu podatnika VAT, czy też osób uprawnionych do reprezentacji kontrahenta.
po drugie, metodyka kładzie nacisk na płatności w trybie tzw. mechanizmu podzielonej płatności, wskazując, że zapłata w tej formie, przy jednoczesnym spełnieniu przesłanek formalnych, może stanowić o dochowaniu należytej staranności.
po trzecie wreszcie, w metodyce opisany został trzeci etap weryfikacji czyli tzw. weryfikacja transakcyjna (która powinna nastąpić, co do zasady, po weryfikacji formalnej, jeżeli płatność nie jest dokonywana w trybie split payment), obejmująca obowiązek zbadania szczegółowych danych zarówno o kontrahencie (w tym w zakresie branży w której działa, wysokości kapitału zakładowego, czy strony internetowej), jak również o samej transakcji i warunkach umownych (m.in. w zakresie ryzyka gospodarczego, płatności gotówkowych, sposobu kontaktu z kontrahentem) przy jednoczesnym uwzględnieniu wartości transakcji i specyfiki transakcji.
Źródła danych służące ocenie wiarygodności kontrahenta
Aby móc ocenić wiarygodność podmiotu, osoba odpowiedzialna winna zacząć od zebrania niezbędnych informacji o działalności gospodarczej. Może wykonać szereg czynności sprawdzających manualnie wykorzystując do tego narzędzia białego wywiadu. By podjąć wysiłek dopełnienia wszelkiej staranności winna pobrać informacje z:
CEiDG jeśli badany podmiot jest jednoosobową działalnością gospodarczą,
KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) w przypadku spółek, nie tylko w celu weryfikacji danych rejestrowych, ale również informacji o zobowiązaniach podatkowych
Bazy REGON, by sprawdzić np. wszystkie zadeklarowane adresy prowadzenia działalności gospodarczej,
rejestru VAT w celu kontroli statusu kontrahenta, weryfikacji czy jest czynnym podatnikiem VAT,
Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, w celu dopełnienia analizy w zakresie powiązań podmiotu,
list sankcyjnych, by uniknąć współudziału w praniu brudnych pieniędzy czy wspieraniu terroryzmu,
listy ostrzeżeń KNF, gdzie znajduje się informacja o działalności gospodarczej, co do której KNF złożyła zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,
dokumentów finansowych (bilansu oraz rachunku zysków i strat) w celu weryfikacji kondycji finansowej,
giełd długów by potwierdzić bierzące dane dot. kondycji finansowej dłużnika,
biura informacji gospodarczej BIG,
ze strony internetowej podmiotu oraz jego profili w social mediach,
stron gromadzących opinie o podmiotach gospodarczych,i innych portali, do których aby mieć dostęp wymagana jest niejednokrotnie płatna licencja (np. rejestr dłużników niewypłacalnych, informacje o koncesjach i wymaganych zezwoleniach).
Każdy potencjalny kontrahent powinien być zweryfikowany, metoda manualna jak widać może okazać się pracochłonna i czasochłonna, a tym samym kosztowna. W przypadku konieczności wielu kontrahentów w tym samym czasie wręcz może okazać się nie możliwia do realizacji. Aby sprawdzenie kontrahenta (w tym potencjalnego kontrahenta) było wykonane dość sprawnie i bez pomyłek, wiele podmiotów dokonuje outsourcingu tego zadania i korzysta z usług wywiadowni gospodarczej. Usługi te jednak należą do kosztownych i nie gwarantują, że sprawdzenie kontrahenta będzie wykonane w zakładanym terminie.
Sprawdzenie kontrahenta można zlecić również agencji detektywistycznej.
Na rynku dostępne są również raporty handlowe, w tym raport ekonomiczno-rynkowy inBillo. Raport inBillo od momentu zakupu dostępny jest najczęściej w mniej niż 10 minut. Dzięki czemu pozytywnie wpływa na optymalizację procesu weryfikacji kontrahenta.
Konsekwencje wizerunkowe braku oceny wiarygodności
Wiarygodność kontrahenta definiuje wiarygodność podmiotu, który nawiązuje z nim współpracę.
Rzetelny oraz regularny proces weryfikacji może przynieść szereg korzyści. Pozwala budować wartościowe relacje biznesowe oraz chronić interesy firmy. Ponadto, wiele przedsiębiorstw coraz częściej zwraca szczególną uwagę na dobór swoich dostawców oraz odbiorców w obliczu globalnej transformacji gospodarek światowych, które zmierzają w kierunku odpowiedzialnego i zrównoważonego biznesu. Mówiąc o koncepcji zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa, nie należy zapominać o tym, jak ważny jest świadomy wybór kontrahentów, którym można ufać oraz z którymi można budować stabilne i długoletnie relacje biznesowe.
Wizerunek naszej firmy wsparty jest wizerunkiem podmiotów, z którymi współpracujemy, dlatego też ważne jest sprawdzenie i monitorowanie naszych partnerów biznesowych. Współpraca z podmiotem wpisanym na listę sankcyjną, może nieodwracalnie zrujnować naszą reputację, na którą pracowaliśmy latami.
Konsekwencje ekonomiczne
O bezpieczeństwie transakcji finansowych decyduje sytuacja ekonomiczna obecnych i przyszłych kontrahentów. Współpraca z nierzetelnymi kontrahentami może doprowadzić do zachwiania kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Nieterminowe otrzymywanie zapłaty za dostarczone towary czy wyświadczone usługi skutkować może zatorem płatniczym w przedsiębiorstwie, a co z kolei skutkuje m.in. brakiem środków na terminowe płatności względem dostawców, pracowników, opłatami związanymi ze stałymi kosztami prowadzenia działalności gospodarczej. Aż w końcu pojawią się nieuregulowane zobowiązania podatkowe czy zalegające składki ZUS.
W celu dochowania należytej staranności podatnik powinien zweryfikować w zakresie finansowym wpisy pozyskane z krajowego rejestru sądowego, giełd długów, biur informacji gospodarczej. Niestety z tych źródeł nie jest możliwe pozyskanie wiedzy czy kontrahent prawidłowo rozlicza podatki.
Konsekwencje prawne
Co zrobić by dopełnić należytej staranności? Należyta staranność w VAT to wskazanie najważniejszych okoliczności, które będą brać pod uwagę urzędnicy skarbowi w ocenie działalności przedsiębiorców przy rozliczeniach VAT. Została przedstawiona w formie dokumentu pn. „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych". Ma zastosowanie do nabywców towarów w obrocie krajowym, którzy nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT oraz nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu w zakresie VAT.
To jednocześnie „drogowskaz" dla przedsiębiorców. Podjęcie przez podatnika działań wskazanych w Metodyce istotnie zwiększa prawdopodobieństwo dochowania przez niego należytej staranności i otrzymania zwrotu VAT.
Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych jest narzędziem wykorzystywanym przy dokonywaniu oceny ryzyka braku dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych udokumentowanych fakturą z wykazaną kwotą podatku od towarów i usług (VAT). Określa najistotniejsze okoliczności, które powinny być brane pod uwagę przy ocenie zachowaniapodatników, którzy sami nie dokonali oszustwa w zakresie podatku VAT oraz nie wiedzieli, że transakcja, w wyniku której nabyli towar, służy oszustwu w zakresie VAT.
Zwalczanie oszustw i ewentualnych nadużyć jest celem uznanym iwspieranym przez dyrektywę 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. W konsekwencji krajowe organy administracyjne i sądowe nie tylko mogą, ale powinny odmówić prawa do odliczenia podatku naliczonego podatnikowi,jeżeli na podstawie obiektywnych przesłanek zostanie udowodnione, że skorzystanie z tego prawa wiązałoby się z oszustwem lub nadużyciem.
Konsekwentnie odmowa prawa do odliczenia podatku naliczonego powinna mieć miejsce w każdym przypadku, gdy sam podatnik popełnia oszustwo lub nadużycie, jak i wtedy, gdy podatnik ten wiedział lub powinien był wiedzieć, że przez nabycie towaru uczestniczył w transakcji związanej z oszustwem w zakresie VAT.
W przypadku podatnika, który nie wiedział, że transakcja nabycia towaru została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa lub nadużycia, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie powinno zostać mu odebrane, jeżeli podatnik, przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć, że transakcja ta służy oszustwu lub nadużyciu w zakresie VAT.
Tym samym, dla oceny, czy w danym przypadku zasadne jest kwestionowanie prawa podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego kluczowe znaczenie ma ocena, czy w konkretnej sprawie, w której stwierdzono oszustwo w zakresie VAT, podatnik powinien był wiedzieć, że uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem lub nadużyciem w zakresie VAT.
