Odpowiedź zabrzmi przewrotnie, otóż to zależy. Zależy od czego? Od wielu czynników, a przede wszystkim od celu weryfikacji kontrahenta, jak i wielkości firmy, której ten obowiązek dotyczy.
Niewątpliwie obowiązek dochowania wszelkiej staranności w ocenie wiarygodności kontrahenta spoczywa na każdej firmie działającej w polskiej jurysdykcji. Sprowadza się to do ciągłego monitoringu, którym objęte są współpracujące podmioty gospodarcze.
Osoby odpowiedzialne za weryfikację kontrahenta
W przypadku mikro i małych firm najczęściej obowiązek sprawdzenia partnera biznesowego ciążku na właścicielu firmy. Spowodowane jest to brakiem możliwości zatrudnienia pracownika realizującego zadania z zakresu białego wywiadu i analizy otrzymanych informacji gospodarczych.
Dyrektor sprzedaży czy handlowiec musi korzystać z rzetelnych i zweryfikowanych danych o nowych jak i obecnych kontrahentach by uniknąć utraty płynności finansowej firmy. By terminowo otrzymać prowizję od sprzedaży. Musi wiedzieć kto jest osobą decyzyjną w firmie. Ważna jest weryfikacja czy podmiot nie jest w upadłości czy likwidacji, poznanie rekomendowanego limitu kredytu kupieckiego, ogólna ocena podmiotu gospodarczego. Takich danych dostarcza raport ekonomiczno-rynkowy.
Księgowy, Dyrektor finansowy czy Doradca podatkowy zgodnie m.in. z przepisami ustawy o CIT musi wykazać wszelkie działania podjęte w celu dokonania wszelkiej staranności w weryfikacji kontrahentów i realizowanych transakcji. Jednym z niezbędnych dokumentów jest raport ekonomiczno-handlowy analizujący powiązania kontrahenta i dane na jego temat. Takich danych dostarcza raport ekonomiczno-rynkowy.
Analityk w instytucjach finansowych bazuje w swojej pracy na wiarygodnych danych i informacjach. Łatwość i szybkość dostępu do danych jest kluczowa. Raport ekonomiczno-gospodarczy prezentuje szeroki zakres danych o firmie w syntetyczny sposób, ponadto dostępny jest od zakupu w 10 minut.
Specjalista ds. Zakupów, osoba pełniąca to stanowisko doskonale wie, że każdy proces zakupowy musi być przeprowadzony zgodnie z obowiązującym prawem, w tym ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i terroryzmowi (AML).
Specjalista ds. Windykacji, Dział prawny sprawdza czy zasadne jest podejmowanie działań narażających firmę na dodatkowe koszty np. związane z postępowaniem sądowym w sytuacji gdy dług może nie być już do odzyskania.
Co zrobić aby sprawdzić kontrahenta?
Co zrobić aby sprawdzenie kontrahenta i potwierdzenie jego wiarygodności było wystarczające? Można skorzystać z kosztownych usług biura informacji gospodarczej (niejednokrotnie konieczne jest złożenie wniosku), agencji detektywistycznej. Można zamówić raport handlowy w jednej z wywiadowni gospodarczych. Można większość czynności wykonać manualnie co z kolei zabierze cenny czas, który można poświęcić na pracę operacyjną. Można skorzystać z raportu ekonomiczno-rynkowego inBillo.
Raport inBillo agreguje i prezentuje w przejrzystej formie dane o dowolnej działalności gospodarczej, która posiada siedzibę, oddział w Polsce. W raporcie zawarte są podstawowe dane takie jak nazwa, dane teleadresowe, dane rejestrowe: NIP, REGON, KRS (jeśli dotyczy), dane dotyczące reprezentacji, organu nadzoru, powiązań, tego kto jest faktycznym beneficjentem rzeczywistym, dane finansowe, w tym czy podmiot jest czynnik podatnikiem vat (dane pochodzą z rejestru VAT), czy posiada zaległości względem urzędu skarbowego, zakładu ubezpieczeń społecznych czy też innych podmiotów gospodarczych (Krajowy Rejestr Długów stanowi jedno ze źródeł informacji), w przypadku spółek udzielony został dostęp do sprawozdań finansowych. Raport przedstawia informacje o uzyskanej pomocy publicznej, pozyskanych grantach z UE. Weryfikowane jest czy dany podmiot ma prowadzone postępowanie upadłościowe czy likwidacyjne. Czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT, a nawet czy powiada numer VAT UE. W sekcji temu dedykowanej przedstawione są informacje opisujące stronę internetową podmiotu, ale i przedstawia profile w social mediach, takich jak Facebook, Twitter etc. (bada obecność w internecie) Przedstawione są też opinie na temat sprawdzanej firmy, niejednokrotnie to one dostarczają najwięcej informacji o aktualnej sytuacji kontrahenta.
Sprawdź informacje o swoim kontrahencie już dziś, sprawdź podmiot nim stanie się Twoim nowym kontrahentem. Nie narażaj siebie czy firmy, dla której pracujesz nie straty wizerunkowe, ekonomiczne czy prawne.
Sprawdzenie jest podstawą zabezpieczenia transakcji.
